Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026

Polares hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan uw privacy. In deze verklaring leest u hoe wij omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Polares BV
Dirk Martensstraat 41, 9300 Aalst, België
KBO BE 1032.172.446
E-mail: info@polares.be · Telefoon: +32 54 23 50 50

2. Welke gegevens wij verwerken

Wanneer u contact met ons opneemt, via het contactformulier op deze website, per e-mail of telefonisch, verwerken wij de gegevens die u ons zelf bezorgt:

• identificatiegegevens (naam, voornaam), als u die invult;
• contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
• de inhoud van uw vraag of bericht, en of u gecontacteerd wilt worden of zelf een bericht stuurt.

Wanneer u de website bezoekt, worden technische gegevens verwerkt die nodig zijn om de pagina's af te leveren en de site te beveiligen: uw IP-adres, het type browser, het tijdstip en de pagina die u opvraagt. Dat gebeurt bij onze hostingpartner (zie punt 6). Wij gebruiken die gegevens niet om bezoekers te herkennen of te volgen.

In het kader van een latere dienstverlening kunnen bijkomende gegevens worden verwerkt; daarover wordt u dan afzonderlijk geïnformeerd.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

• het beantwoorden van uw vraag en het opvolgen van uw contactname (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG);
• het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG);
• het veilig en goed laten werken van de website (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG);
• het meten van het bezoek aan de website, in totalen en zonder individuele bezoekers te herkennen, om ze te verbeteren (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG; zie punt 4);
• het naleven van wettelijke verplichtingen die op ons rusten (art. 6.1.c AVG).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële mailings zonder uw toestemming en verkopen ze nooit aan derden.

4. Cookies, opslag in uw browser en analyse

Deze website gebruikt geen cookies.

Om te weten hoe de website gebruikt wordt, meten wij het bezoek met Cloudflare Web Analytics. Dat telt hoeveel keer elke pagina bekeken wordt, van welke website bezoekers komen, uit welk land, en met welk soort toestel en browser. Het plaatst geen cookies, bewaart niets in uw browser en herkent u niet bij een volgend bezoek. Wij zien alleen totalen, nooit wat een individuele bezoeker doet.

Eén klein gegeven bewaren wij wel in uw browser, in de zogenaamde sessieopslag (sessionStorage): het vlaggetje polares-visited met de waarde 1. Het onthoudt dat u de homepage al gezien hebt, zodat de openingsanimatie niet elke keer opnieuw speelt wanneer u tijdens hetzelfde bezoek terugkeert. Het bevat geen persoonsgegevens, wordt nooit naar ons of naar derden verstuurd en verdwijnt vanzelf wanneer u het tabblad of de browser sluit.

De lettertypen, afbeeldingen en de kaart op de contactpagina worden vanaf onze eigen website geladen; er komt geen kaartdienst of lettertypedienst van derden aan te pas. Klikt u op “Plan uw route”, dan opent Google Maps in een nieuw venster en geldt vanaf dat moment het privacybeleid van Google.

Hetzelfde geldt voor de andere links naar buiten. MyPolares, ons klantenportaal, wordt aangeboden door MyFaro: wie op “MyPolares” klikt, verlaat deze website, en wat u daar invult valt onder het privacybeleid van MyFaro. Ook de links naar de LinkedIn-profielen van onze medewerkers openen een externe website, met het privacybeleid van LinkedIn. Deze website zelf stuurt bij het laden geen gegevens naar die diensten.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Gegevens uit een vrijblijvende contactname, ook een bericht via het contactformulier, worden uiterlijk twee jaar na het laatste contact verwijderd, tenzij er een klantrelatie tot stand komt of een wettelijke bewaarplicht geldt.

De dienst die het contactformulier verstuurt (Resend, zie punt 6) bewaart een kopie van het verzonden bericht hoogstens dertig dagen, om de aflevering te kunnen opvolgen.

6. Delen met derden en verwerkers

Uw gegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening (bijvoorbeeld met een notaris of advocaat in uw dossier, en steeds in overleg met u) of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor de website en onze e-mail werken wij met dienstverleners die uw gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken:

• Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten) host de website en levert ze af vanuit het dichtstbijzijnde datacenter, en meet het bezoek aan de website (zie punt 4). Cloudflare verwerkt daarbij de technische gegevens uit punt 2, en ook de gegevens die u in het contactformulier invult wanneer u op versturen klikt.
• Resend (Verenigde Staten) verstuurt het bericht uit het contactformulier per e-mail naar ons, vanuit zijn Europese vestiging in Ierland.
• Microsoft (Microsoft 365) beheert onze mailbox. Berichten via het formulier en e-mails die u ons stuurt, komen daar binnen.

Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorziet, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, verbetering, wissing en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, evenals het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of de beperking ervan te vragen. U oefent deze rechten uit door ons te contacteren via info@polares.be. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

Bent u van mening dat uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina; de datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.